電子帳簿保存制度とは

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電子帳簿保存法が、2022年(令和4年)1月1日から改正され、電子取引情報の保存ルールが変更されました。

電子帳簿保存法とは

各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たした上で電磁的記録(電子データ)による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。

電子帳簿保存法に基づく制度を、電子帳簿保存制度といいます。

電子帳簿保存法が改正されたことにより、請求書類は印刷して保管することが原則できなくなりました。

取引情報を原則電子データで、かつ電子帳簿保存法の要件に則って保存する必要があります。

電子帳簿保存法では、電磁的記録による保存を、大きく次の3種類に区分しています。

区分(1):電子帳簿等保存(電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存)
最初からPC等で作成した帳簿や書類(決算関係書類、取引関係書類)を、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存すること
例)会計ソフトを使って作成した帳簿をそのままデータで保存

区分(2):スキャナ保存(紙で受領・作成した書類を画像データで保存)
相手先から受領した取引関係書類、もしくは自社が紙で作成・発行した取引関係書類をスキャナで電子化して、一定の保存要件のもとに保存すること
例)領収書をスマホで撮影して保存

区分(3):電子取引(電子的に授受した取引情報をデータで保存)
電子データで相手先へ送付または相手先から受領した取引情報を、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存すること
例)取引先とデータで請求書・領収書をやりとりした場合の保存

電子帳簿保存制度のメリットは?

電子データで保存することで、以下ようなメリットが生まれます。

・紙のファイリングの手間や保存スペースが不要になる

・日付や取引先名で検索できるので、探したい書類がすぐに見つかる

・経理もテレワークができる

さらに、「優良な電子帳簿」を使用すれば、所得税の青色申告特別控除でオトクな制度の適用が受けられ、もし、申告漏れがあった場合でも加算税が軽減されます。

電子データで保存するための4つの要件

電子帳簿保存法では電子データで保存するための要件が定められています。

  1. システム概要に関する書類の備え付け
  2. 見読可能装置の備え付け
  3. 検索機能の確保
  4. データの真実性を担保する措置

1.システム概要に関する書類の備え付け

データ作成ソフトのマニュアルのことです。

2.見読可能装置の備え付け

データを確認するためのディスプレイのことです。

3.検索機能の確保

「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておかなくてはならないことです。

以下のような方法が考えられます。

  • 専用ソフトで機能を備える
  • 保存するファイル名を「年月日_取引先会社名_通番」のようにして検索機能が使えるようにする
  • Excel等で索引簿を作成し、ファイルと関係づけて検索できるようにする

4.データの真実性を担保する措置

以下のいずれかを行なうことが求められます。

  • タイムスタンプが付されたデータを受け取る
  • データに速やかにタイムスタンプを付す
  • データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受け取って保存する
  • 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する

電子帳簿保存法に対応した会計ソフト・クラウドサービス

電子帳簿保存法に対応した会計ソフト・クラウドサービス等もあります。

これらを利用するのも一つの方法ではないでしょうか。

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